La propuesta para la automatización se lleva a cabo después que se haya hecho un estudio Detallado de comparación y técnicas estructuradas.

Las propiedades que se le adjudican a este proceso se desarrollan a través de fases que contemplan los procesos de análisis, diseño y propuesta. Todo el sistema está integrado en una unidad de control. Esta unidad dirige todos los aspectos claves que se necesitan para la toma de decisiones, tomando en cuenta los clientes, el inventario y hasta las transacciones que se realicen.

Lo primero que se debe hacer es un inventario de hardware y software, un inventario de equipo de cómputo existente, estimar la carga presente y futura para el sistema de la base de datos y así hacer una evaluación de equipos y programas que estén disponibles en el mercado. Esto se debe llevar a cabo en conjunto con la Administración de la Firma Forense, para determinar todo el equipo por implantar.

Este requerimiento de equipo es el establecimiento de la información. Para esto hay que tener conocimiento de la estructura de la empresa, la que servirá de apoyo en la toma de decisiones.

El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Se aplica la técnica de análisis para elaborar la búsqueda de hechos de información que se desean obtener de la base de datos y, a partir de ahí, se determina sobre qué asuntos se necesitan almacenar hechos (las tablas) y qué hechos se necesitan almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas); se identifican los campos con valores exclusivos y se determinan las relaciones entre las tablas para precisar el diseño de la base de datos; luego se agregan los datos y se crean otros objetos de la base de datos utilizando las herramientas de análisis de Microsoft Access.

Para determinar la finalidad de la base de datos de la Firma Forense, se reunieron el personal de la empresa con el Analista para analizar detenidamente las preguntas que desean que responda la base de datos. Se realizaron bocetos de los informes necesarios para el diseño de la base de datos de la Firma Forense y de los formularios que se utilizan actualmente para registrar los datos.

Para la creación del archivo de la Base de Datos, que es donde se almacenan todos los objetos de la misma, primero se crea una carpeta para guardar el archivo.

Otra forma de crear el archivo es dando clic en Nueva Base de Datos en la barra de herramientas y luego doble clic en el ícono de base de datos en blanco en la Ficha General. Luego se especifica el nombre y la ubicación para el archivo de la base de datos y después clic en Crear.

Después de crear la base de datos en blanco, se deben seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarán la base de datos.

Esto requiere agregarle por separado los objetos principales como las tablas, campos, formularios, consultas, informes, macros y módulos.

El archivo de la Base de Datos proporciona ventajas tales como la centralización de toda la información permitiéndole transportar fácilmente los datos, sin tener que mantener un gran número de archivos individuales.

Determinar las tablas que se necesitan es el paso más importante del proceso de diseño de la base de datos de la Firma Forense, ya que a partir de las tablas se creará la base de datos. Esto se debe al amplio análisis de los resultados que se desean obtener de la base de datos, de los informes que se desean imprimir, de los formularios que se desean utilizar, de las preguntas para las que se desean respuestas; éstos fueron los temas profundamente analizados.

Lo más conveniente es la realización de bocetos en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero para luego crear una tabla nueva en blanco o <vacía>, utilizando el Asistente para bases de datos. El Asistente para base de datos se utiliza para la creación de una base de datos nueva, para creación de tablas, para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablas predefinidas, entre otras. Se introducen los datos directamente en una hoja de datos en blanco. Al guardar la nueva hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de dato y formato apropiados para cada campo. Se utiliza la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla partiendo desde cero.

Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar; esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Se almacenan las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.

El Asistente, para analizar tablas, puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones, si es conveniente, y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas, si es necesario. (Ver Anexos C y D).

La tabla de clientes puede incluir los campos del nombre del cliente, la dirección, la ciudad, el país, el número de teléfono, etc. Al realizar los bocetos de los campos que se necesitan para cada tabla, se relaciona cada campo directamente con el asunto de la tabla, sin incluir datos derivados ni calculados.

Se incluye toda la información que se necesita y se almacena la información en sus partes lógicas y finalmente se identifican los campos con valores exclusivos.

Para conectar a un cliente con todas las pedidos del cliente, en cada tabla de la base de datos se debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

Una vez creadas las diferentes tablas para cada tema de la base de datos e identificado los campos de la clave principal, se necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas (Ver Anexo D, Pág. 127). Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

"Resulta útil ver las relaciones de otra base de datos para obtener información acerca de los tipos de relaciones y para obtener ayuda a la hora de determinar las relaciones de la base de datos".

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita la base de datos, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que se hayan rellenado las tablas con los datos.

Se observa si se puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que se desean. Se crean bocetos de los formularios e informes para comprobar si muestran los datos deseados. Se procede a la búsqueda de duplicaciones de datos innecesarias para eliminarlos.

Cuando se considera que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descrito, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas.

Una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o una petición para realizar una acción sobre los datos es una consulta.

En Microsoft Access, se pueden crear y ejecutar los siguientes tipos de consultas:

Consultas de selección (parámetros y totales).

Consultas de acciones.

Consultas de tablas de referencias cruzadas.

Consultas específicas de SQL.

Los formularios se pueden usar para diversos propósitos. Se debe crear un formulario de entrada de datos para introducir datos en una tabla, también se debe crear un formulario de conmutación para abrir otros formularios e informes y crear un cuadro de dialogo personalizado para aceptar los datos del usuario y llevar a cabo una acción basada en los mismos.

Hay diferentes modos de personalizar un formulario, se puede cambiar la apariencia del formulario, mover, alinear o cambiar el tamaño de los controles, se puede cambiar el texto de la etiqueta o un origen de control, agregar un campo o un control y cambiar un control a otro tipo. Para que el formulario sea más eficiente se le agregan más secciones, se le pueden incluir secciones tales como: Encabezado de formulario, Encabezado de página, Pie de página y Pie de formulario.

El Encabezado de página se imprime en la parte superior de cada página, pero solo aparece cuando imprime o en la vista preliminar, la sección Detalle imprime los datos del origen de registros.

El Encabezado de formulario se imprime en la parte superior de cada página, el Encabezado de formulario muestra el título de la base de datos y la sección Detalle muestra datos del origen del registro.

También se puede usar secciones en un subformulario que usa un Encabezado de formulario y un Pie de formulario además de la sección Detalle.

El Encabezado de formulario muestra etiqueta para cada columna de datos, la sección Detalle muestra los registros y el Pie de formulario muestra los controles que calcula totales para cada columna.

Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso, puede presentar la información en la forma que desee verla con el control sobre el tamaño y el aspecto de todos los elementos del informe, la mayor parte de la información de un informe proviene de una tabla, consulta o instrucción SQL base, que es el origen de los datos del informe.

El título del informe y los encabezados de columna se almacenan en el diseño del informe, la fecha proviene de una expresión almacenada en el diseño del informe, los datos provienen de campos de una tabla y los totales provienen de expresiones almacenadas en el diseño del informe.

El vínculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante objetos gráficos llamados controles que pueden ser cuadros de textos que muestran nombres y números, etiquetas que muestran títulos y líneas decorativas que organizan gráficamente los datos y hacen más atractivos los informes.

Microsoft Access ofrece distintas herramientas en los modos de personalizar un informe y estos son los siguientes: cambiar la apariencia de un informe, agregar un campo o un control, mover, cambiar el tamaño o ajustar controles, cambiar el orden para ordenar o agrupar y cambiar el texto de etiqueta o un origen de control.

Las secciones de un informe son: Encabezado de informe, Encabezado de página, Detalles (datos de tablas), Pie de página y Pie de informe.

La información de un informe puede dividirse en secciones, cada sección tiene un propósito específico y se imprime en un orden previsible en la página y en el informe.

Desde la base de datos se pueden accesar documentos creados en Microsoft Word tales como formatos de formularios, cartas modelo, memoriales, catálogos, etiquetas postales, etc., para la combinación por correspondencia con Microsoft Access.

Los pasos que se realizaron para utilizar combinación por correspondencia son los siguientes:

La creación del documento principal que contenga la información genérica que desea repetir en cada carta modelo o informe.

La creación de un origen de datos que contenga los datos que varían en los documentos combinados de cada destinatario de una carta modelo o informe.

En el documento principal se insertan los campos de combinación, que son marcadores de posición que indican a Microsoft Word dónde debe insertar los datos del origen de datos de Microsoft Access.

Por último se combinan los datos del origen de datos en el documento principal, cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo o un documento personalizado. Se pueden enviar los documentos combinados directamente a la impresora, a direcciones de correo electrónico o a un número de fax, o se pueden reunir los documentos combinados en un nuevo documento para su posterior revisión e impresión.

El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.

Debido a la facilidad que brinda el sistema de manejo de base de datos Access, para el diseño de la base de datos de la Firma Forense no hubo la necesidad de hacer macros ni módulos, que son otros objetos de las tablas, ya que éstos se utilizan por la complejidad de la base de datos a diseñar. 

Con la aparición de la Arquitectura Cliente/Servidor, la computadora del servidor puede ejecutar los programas que el usuario solicite y cada usuario tendrá su propia computadora donde se ejecutarán las aplicaciones que correspondan.

En la Red de Area Local, el servidor central es el "motor", que puede ser activo o pasivo, dependiendo del uso que se le dé.

Las aplicaciones cliente/servidor son conceptos importantes en las redes locales para aplicaciones que manejan grandes volúmenes de información. Son programas que dividen su trabajo en dos partes; cliente que se realiza en el ordenador del usuario y servidor que se realiza en un servidor con dos fines: aliviar la carga de trabajo del ordenador cliente y reducir el tráfico de la red.

Con las aplicaciones cliente/servidor, una consulta sobre la base de datos se envía al servidor, quien realiza la selección de registros y envía sólo los campos que le interesan al usuario. Se reduce así considerablemente el tráfico en la red y el ordenador cliente se encuentra con el trabajo hecho, el sistema en sí resulta bastante más rápido.

La realidad actual de la empresa demanda soluciones para el trabajo en grupo y la distribución de la información dentro de la empresa.

Los siguientes factores han contribuido a hacer posible tanto técnica como económicamente dar respuesta a dichas necesidades: (a) El auge de Internet como medio de comunicación universal, lo cual ha traído consigo la disminución del costo de las tecnologías relacionadas; (b) Disminución de los costos y mejoras en las prestaciones de Comunicaciones; (c) Modernización y Automatización del seno de la empresa.

Topología de Estrella Activa. Se trata de una topología en estrella que utiliza como punto central un HUB activo, o bien, un ordenador que hace las veces de servidor de red. En este caso, el HUB activo se encarga de repetir y regenerar la señal transferida e incluso está preparado para realizar estadísticas del rendimiento de la red. Cuando se utiliza un ordenador como nodo central, es éste el encargado de gestionar la red y, además, es el servidor de red y el servidor de ficheros de la base de datos del sistema de la empresa.

La topología de la red define la distribución de los cables que interconectan los diferentes ordenadores, es decir, es el mapa de distribución del cable que forma la intranet y que define cómo se organiza el cable de las estaciones de trabajo. Para instalar una red, es importante seleccionar la topología más adecuada a las necesidades existentes. Hay una serie de factores a tener en cuenta para decidirse por una topología de red concreta, que son: (a) La distribución de los equipos a interconectar; (b) El tipo de aplicaciones que se van a ejecutar; (c) La inversión que se quiere hacer; (d) El costo que se quiere dedicar al mantenimiento y actualización de la red local; (e) El tráfico que va a soportar la red local; (f) La capacidad de expansión.

Se debe diseñar una intranet teniendo en cuenta la necesidades futuras de la empresa.

Diseño se refiere al aspecto artístico y creativo de la página, el diseño y construcción de una Página de Internet es un proceso que requiere trabajo, dedicación y convivencia con la parte administrativa de la empresa, de manera que se haga una búsqueda de hechos e información para establecer los aspectos que desean para la confección de la Página de Internet.

Confección se aplica al aspecto técnico de programación para su despliegue; existe una gran cantidad de modelos predeterminados para escoger y construir una página a partir de ellos, pero esto no es suficiente para la personalización de formularios y documentos que requieren de una construcción más detallada. La confección de la página de Internet de la Firma Forense se hizo con MS Word utilizando las herramientas HTML que ofrece Office 97. 

Colocar la página WEB por medio del protocolo de transferencia de archivos FTP, es la forma tradicional más usada y que se efectúa con un programa de FTP o con un "browser" de la www o telaraña mundial.

El procedimiento es muy sencillo; en la configuración del programa FTP se deben tener, por ejemplo, los siguientes datos:

Se necesita espacio en un servidor WEB que ofrece diferentes paquetes para el hospedaje y servicio de RFP Correo Remoto de Archivos para el webhosting que estará en equipos de alta tecnología y rapidez, prácticamente de manera ininterrumpida, además, una solución integral que puede ir creciendo de acuerdo a las necesidades con servicios de diseños, hosting y marketing en una sola opción.

Colocar una página WEB no significa tener visitantes instantáneos, este "tráfico" se gana a través de la inscripción de la página en los principales motores de búsqueda tales como WebFerret, Altavista, Yahoo, Excite, Infoseek, WebCrawler y otros.

Durante la capacitación, el analista de sistemas debe mantenerse atento a los comentarios hechos por el personal y a los problemas que éstos puedan hallar. El instructor debe asegurarse de involucrar al personal de sistemas cuando se encuentren errores en el diseño, a la vez que tiene que ayudar al personal que sea renuente a cambiar sus viejas formas por los nuevos métodos necesarios para usar el sistema.

Los métodos para aquéllos que aprenden mejor viendo, incluyen demostraciones del equipo y exposiciones a los manuales de entrenamiento y procedimiento.

Aquéllos que aprenden mejor escuchando, se beneficiarán de charlas acerca de los procedimientos, discusiones y sesiones de preguntas entre los instructores y los participantes en la capacitación.